Welke kosten zijn aftrekbaar als ZZP'er?

Wat is een aftrekbare kost?

Een kost is aftrekbaar als je die met een zakelijke reden maakt. De Belastingdienst kijkt of de uitgave een zakelijk belang dient. ^[1] In de praktijk vallen kosten in drie groepen:

• Volledig aftrekbaar: uitgaven puur voor je werk, zoals een softwarelicentie, vakliteratuur of je beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
• Deels aftrekbaar: uitgaven die zowel zakelijk als privé zijn, zoals je telefoon of je auto. Je trekt alleen het zakelijke deel af.
• Niet aftrekbaar: uitgaven die de Belastingdienst als privé ziet, zoals dagelijkse boodschappen of gewone kleding.

Welke kosten mag je aftrekken?

De meeste zakelijke kosten zijn aftrekbaar. Veelvoorkomend voor ZZP'ers:

• Inkoop en materiaal: wat je inkoopt voor je werk.
• Vervoer: voor zakelijke kilometers met je privé-auto trek je in 2026 € 0,23 per kilometer af. Brandstof, verzekering en onderhoud zitten daar al in. ^[2]
• Investeringen: een bedrijfsmiddel zoals een laptop schrijf je over meerdere jaren af. Investeer je in een jaar tussen € 2.901 en € 398.236, dan kun je daarnaast de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) krijgen, in de laagste schijf 28%. ^[3]
• Werkruimte: een werkruimte thuis is meestal niet aftrekbaar. Alleen een zelfstandige werkruimte, met een eigen ingang en eigen sanitair, telt mee. ^[4]
• Opleiding en verzekeringen: cursussen voor je vakkennis en zakelijke verzekeringen zijn aftrekbaar.

Let op het verschil tussen twee belastingen: kosten trek je af van je winst voor de inkomstenbelasting, terwijl je de BTW op die kosten (de voorbelasting) apart terugvraagt via je BTW-aangifte. ^[5]

Kosten die deels niet aftrekbaar zijn

Sommige uitgaven hebben altijd een privé-kant. Dat zijn gemengde kosten: eten en drinken, representatie en relatiegeschenken. Voor de inkomstenbelasting kies je per jaar tussen twee methodes. Je trekt 80% van deze kosten af, of je past een vaste drempel toe van € 5.700 en trekt alleen het bedrag boven die drempel af. ^[6] Voor de meeste ZZP'ers is de 80%-regeling het gunstigst.

Kosten of ondernemersaftrek?

Kosten zijn niet hetzelfde als ondernemersaftrek. Naast je zakelijke kosten verlagen aftrekposten je winst, los van wat je uitgeeft. De twee die de meeste ZZP'ers raken:

• Zelfstandigenaftrek: een vast bedrag, in 2026 € 1.200, als je voldoet aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar. ^[7]
• Mkb-winstvrijstelling: 12,7% van je winst nadat je de ondernemersaftrek hebt verrekend. Hiervoor geldt geen urencriterium. ^[8]

Hoe houd je het bij?

Een aftrekbare kost moet je kunnen onderbouwen. Bewaar daarom je bonnen, facturen en administratie. De wettelijke bewaarplicht is 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. ^[9] In de praktijk gaat het mis bij kosten die je vergeet of niet als zakelijk herkent. Opitax leest je zakelijke transacties mee en wijst je op kosten en BTW die je kunt terugvragen. Jij beslist wat je in je aangifte meeneemt.